Privacy policy

NXT Coaching & Training richt zich inzake zijn contacten met coachees, opdrachtgevers en leveranciers naar de deontologische regels van Federgon (de Belgische Federatie van HR-dienstverleners), naar de Belgische privacywetgeving en naar de bepalingen van de  Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Onze Privacy Policy omschrijft welke persoonsgegevens wij van u verwerken, op welke basis wij deze verwerken en waarom wij deze verwerken. Tot slot informeren wij u over uw rechten en over de beveiligingsmaatregelen die wij nemen om uw persoonsgegevens te beschermen.

Algemene informatie

1. Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van mijn gegevens?

Uw gegevens worden verwerkt door NXT Coaching & Training, divisie van Search & Selection bvba, met maatschappelijke zetel te Aimé Delhayeplein 3, 9600 Ronse, ingeschreven in de Kruispuntbank van Ondernemingen onder het nummer BE0417568766.

Als verwerkingsverantwoordelijke verklaren wij de Belgische privacywetgeving na te leven, evenals de bepalingen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming vanaf haar inwerkingtreding.

Binnen onze organisatie zijn uw gegevens alleen toegankelijk voor verantwoordelijke medewerkers die daar naargelang van hun taken toegang toe moeten hebben.

Indien u bijkomende vragen heeft en/of meer informatie wenst, kunt u ons steeds contacteren op e-mailadres contact@nxtcoaching.com, telefonisch op +32 9 225 73 65, of op postadres NXT Coaching & Training, Oude Houtlei 125, 9000 Gent, met referentie “privacy”.

2. Wat zijn persoonsgegevens?

De Algemene Verordening Gegevensbescherming definieert een persoonsgegeven als volgt:

Alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon; als identificeerbaar wordt beschouwd een natuurlijke persoon die direct of indirect kan worden geïdentificeerd, met name aan de hand van een identificator zoals een naam, een identificatienummer, locatiegegevens, een online identificator of van een of meer elementen die kenmerkend zijn voor de fysieke, fysiologische, genetische, psychische, economische, culturele of sociale identiteit van die natuurlijke persoon.

Er worden door NXT Coaching & Training geen bijzondere categorieën van persoonsgegevens verwerkt. Onder verwerking van bijzondere categorieën van persoonsgegevens wordt verstaan:

Verwerking van persoonsgegevens waaruit ras of etnische afkomst, politieke opvattingen, religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen, of het lidmaatschap van een vakbond blijken, en verwerking van genetische gegevens, biometrische gegevens met het oog op de unieke identificatie van een persoon, of gegevens over gezondheid, of gegevens met betrekking tot iemands seksueel gedrag of seksuele gerichtheid.

Voor opdrachtgevers en leveranciers

1. Welke persoonsgegevens worden verwerkt?

Gegevens die wij rechtstreeks verzamelen:

  • Identificatiegegevens: uw naam, functietitel, bedrijfsnaam, ondernemingsnummer, sector…
  • Contactgegevens: werkadres, telefoonnummer, gsm-nummer, e-mailadres, Skype-naam…
  • Voor facturatie: bankrekeningnummer, bankgegevens, betalingstermijn…
  • Notities m.b.t. samenwerking en feedback

Publieke gegevens en gegevens die we onrechtstreeks verzamelen:

NXT Coaching & Training verwerkt soms publieke gegevens. Het kan bijvoorbeeld gaan om gegevens die onderworpen zijn aan een publicatieplicht, zoals de publicatie van uw benoeming als bestuurder van een vennootschap, of het gaat om gegevens die u zelf publiek hebt gemaakt zoals informatie op uw website.

Het kunnen ook gegevens zijn die publiek zijn, omdat ze bijvoorbeeld algemeen bekend zijn in uw streek of omdat ze in de pers verschenen zijn. Ook informatie op bijvoorbeeld de Kruispuntbank van Ondernemingen, Graydon, Trendstop… behoren hiertoe.

2. Waarom worden deze gegevens verwerkt?

Naargelang van de situatie heeft NXT Coaching & Training bepaalde informatie van u nodig om zijn diensten te kunnen aanbieden. De informatie die NXT Coaching & Training opvraagt en waarmee wij u kunnen identificeren, wordt persoonsgegevens genoemd.

Hieronder kunt u per situatie nagaan waarom NXT Coaching & Training deze persoonsgegevens opvraagt en waarvoor uw persoonsgegevens zullen worden gebruikt.

Uw gegevens worden naargelang van het geval gebruikt voor de volgende doeleinden:

  • Voor contactpersonen bij opdrachtgevers of prospects bij een (eerste) contactname met NXT Coaching & Training: uw gegevens zijn noodzakelijk om de overeenkomst die u met ons sluit op een correcte manier te kunnen uitvoeren. Doordat u een contract sluiten met ons dienen wij te beschikken over de nodige persoonsgegevens om onze dienstverlening, die vervat zit in het contract, te kunnen aanbieden.

    Dit is voornamelijk het versturen van informatie betreffende:
    • communicatie in het kader van lopende opdrachten
    • kwaliteitsopvolging in functie van de uitgevoerde opdrachten
    • facturatie en betalingen
    • informatie over onze diensten

  • Potentiële nieuwe contacten door het overhandigen van een visitekaartje of een andere identificatie. Wij gaan er hier van uit dat u door de overhandiging ook uw uitdrukkelijke toestemming geeft om te worden opgenomen in onze database.

    Bovendien slaan wij ook de publiek toegankelijke gegevens die wij over u vinden op in onze database. Wij gaan ervan uit dat wij deze persoonsgegevens ook mogen bewaren vermits u deze publiek toegankelijk hebt gemaakt.

  • Voor leveranciers: de persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de overeenkomst worden verzameld. Het gaat dan voornamelijk om contactgegevens  om een gemakkelijke communicatie mogelijk te maken

 

3. Wie ontvangt mijn gegevens?

NXT Coaching & Training verwerkt deze persoonsgegevens in overeenstemming met de onder punt 2 vermelde doelen. Enkel de medewerkers binnen onze organisatie, die in uitvoering van hun functie uw persoonsgegevens nodig hebben, zullen deze kunnen consulteren.

Uw persoonsgegevens worden in principe niet doorgegeven aan andere partijen. Bij het organiseren van evenementen kunnen wij uw persoonsgegevens wel doorgeven aan externe partijen die de evenementen organiseren en dit louter om organisatorische redenen en eveneens in het kader van veiligheid.

Ook werken wij samen met een aantal derde partijen die uw persoonsgegevens kunnen inkijken. Het gaat om de volgende ontvangers:

  • Boekhoudkundige diensten: Titeca Accountancy NV
  • ICT-diensten: Tobania NV

4. Hoe lang worden mijn gegevens bewaard?

Uw persoonsgegevens worden bewaard zolang als nodig is om de doelen zoals omschreven onder punt 2 te verwezenlijken.

 

In ieder geval bewaren wij uw persoonsgegevens in overeenstemming met wettelijke verplichte termijnen en eventuele geldende verjaringstermijnen. Bv. voor facturen is dit 7 jaar.

5. Welke rechten heb ik als opdrachtgever of leverancier?

  1. U kunt uw gegevens inkijken
    ​Als u wilt bekijken welke persoonsgegevens wij over u verwerken, dan kan dit door uw recht op inzage uit te oefenen en kunt u een kopie krijgen van de persoonsgegevens die worden verzameld.
    NXT Coaching & Training zal u een zo volledig mogelijk overzicht geven van de persoonsgegevens die over u worden bijgehouden. Wij kunnen nu reeds bevestigen dat er geen bijzondere categorieën van persoonsgegevens worden bijgehouden (zoals ras, etnische afkomst, gezondheidsgegevens, gegevens betreffende seksuele geaardheid…).
     
  2. U kunt uw gegevens laten verbeteren
    ​Indien er wijzigingen zijn in uw persoonsgegevens (zoals contactgegevens, functietitel…), dan kunt u dit steeds laten verbeteren of vervolledigen.
     
  3. U kunt uw gegevens laten verwijderen
    ​Indien u van mening bent dat wij bepaalde persoonsgegevens verwerken op onrechtmatige basis, d.w.z. zonder hiervoor een correct doel te hebben, dan kunt u vragen om uw persoonsgegevens te verwijderen.
     
  4. U kunt vragen dat de verwerking van uw persoonsgegevens wordt beperkt
    Zijn uw gegevens onjuist en heeft u gevraagd om ze aan te passen of meent u dat wij uw persoonsgegevens verwerken op onrechtmatige basis, dan kunt u vragen om de verwerking ervan te beperken.

    Dit betekent dat wij uw persoonsgegevens enkel en alleen met uw toestemming verder mogen verwerken. Wij mogen uw persoonsgegevens wel blijven opslaan, maar mogen er geen verdere verwerkingen mee uitvoeren zonder uw toestemming, tenzij in het kader van een gerechtelijke procedure, voor de bescherming van natuurlijke personen of rechtspersonen of om gewichtige redenen van algemeen belang.
     
  5. U kunt vragen om uw persoonsgegevens rechtstreeks over te dragen aan een derde partij 
    Indien u dit wenst, kunt u aan ons vragen om de gegevens die u zelf aan ons hebt verstrekt, aan u of rechtstreeks aan een derde partij over te dragen. De Algemene Verordening Gegevensbescherming voorziet een aantal beperkingen op dit recht, zodat dit niet in alle gevallen van toepassing is. Dit moet geval per geval worden onderzocht.
     
  6. U kunt soms weigeren dat uw gegevens volledig automatisch worden verwerkt
    Sommige gegevensverwerkingen en processen verlopen volledig geautomatiseerd zonder menselijke tussenkomst. Wij maken hier echter geen gebruik van met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens.

    Mocht dit toch het geval zijn en als u het niet eens bent met zo’n volledig geautomatiseerd proces, dan kunt u bezwaar indienen hiertegen, zodat uw persoonsgegevens niet meer op deze manier worden verwerkt. Ook hier gelden een aantal uitzonderingen, die geval per geval moeten worden beoordeeld.

  7. U kunt uw toestemming intrekken 
    Wanneer uw persoonsgegevens worden verwerkt op basis van toestemming (zie punt 2), kunt u deze toestemming te allen tijde intrekken. Wij zullen dan uw persoonsgegevens moeten verwijderen
     

Indien u een of meerdere van deze rechten wilt uitoefenen, gelieve dan contact op te nemen met onze kwaliteitsdienst en duidelijk te specifiëren welk recht u wilt uitoefenen. E-mail: contact@nxtcoaching.com, tel. +32 (0)9 225 73 65, postadres: NXT Coaching & Training, Oude Houtlei 125, 9000 Gent.

Bovendien melden wij u dat u te allen tijde klacht kunt indienen bij de toezichthoudende autoriteit indien u meent dat wij uw rechten zoals hierboven opgenomen niet naleven.

6. Welke communicatie kan ik ontvangen?

Voor contactpersonen bij opdrachtgevers

  • communicatie in het kader van lopende opdrachten
  • kwaliteitsopvolging in functie van de uitgevoerde opdrachten
  • facturatie en betalingen
  • informatie over onze diensten

Voor contactpersonen bij prospecten

  • informatie over onze diensten
  • offerten

Voor contactpersonen bij leveranciers

  • betalingen
  • offerteaanvragen
  • informatie over onze diensten

Voor coachees

1. Welke persoonsgegevens worden verwerkt?

Wanneer u een ontwikkelingstraject opstart hebben wij een aantal gegevens van u nodig, zoals:

  • Identificatiegegevens: naam, geboortedatum, taal, geslacht…
  • Contactgegevens: adres, e-mail, telefoonnummer, LinkedIn-profiel, Skype-naam…

In een verdere fase van het ontwikkelingstraject verwerken wij ook gegevens in functie van de dienstverlening

  • Notities tijdens persoonlijke contacten
  • Testresultaten
  • Evaluatie- en ontwikkelingsrapporten op basis van psychotechnische testen, een development center, een mondeling/schriftelijke examen en/of andere evaluatiefasen.

Persoonsgegevens van gevoelige aard, zoals huidskleur, etnische afkomst, politieke overtuiging, godsdienst, gezondheidstoestand of gerechtelijke gegevens, worden door ons niet gevraagd.

2. Waarom worden deze gegevens verwerkt?

De interacties kaderen binnen de coaching- en trainingsdiensten die NXT Coaching & Training levert en die worden begeleid door ervaren, getrainde coaches.

3. Wie ontvangt mijn gegevens?

Uw persoonsgegevens en evaluatie- en ontwikkelingsrapporten kunnen enkel worden doorgegeven aan de opdrachtgever waarvoor u deelneemt aan het ontwikkelingstraject, en eventueel aan derden die inhoudelijk en/of functioneel betrokken zijn bij de procedure (bv. interne/externe controleorganen, coördinerende instanties…). De communicatie met opdrachtgevers en eventuele betrokken derden verloopt steeds volgens welomschreven privacy-richtlijnen en met een contractueel engagement hieromtrent.

Uw gegevens zijn toegankelijk voor onze IT- en cloud-provider Tobania NV, uitsluitend met als doel een technisch correct beheer van ons dataplatform.

Uw dossier kan ook worden overgemaakt aan een auditkantoor voor het uitvoeren van een audit in het kader van het verkrijgen/behouden van een kwaliteitslabel.

In zeldzame gevallen kan het voorkomen dat wij uw persoonsgegevens ingevolge een gerechtelijk bevel of om te voldoen aan andere dwingende wet- of regelgeving moeten onthullen.

4. Hoe lang worden mijn gegevens bewaard?

Uw persoonsgegevens worden bewaard zolang als nodig is om de doelen zoals omschreven onder punt 2 te verwezenlijken.

In ieder geval bewaren wij uw persoonsgegevens in overeenstemming met wettelijke verplichte termijnen en eventuele geldende verjaringstermijnen.

5. Welke rechten heb ik als coachee?

  1. Recht op toegang en inzage
    U hebt het recht om op elk moment zonder kosten kennis te nemen van uw persoonsgegevens, alsook van het gebruik dat wij van uw persoonsgegevens maken.

  2. Recht op verbetering, verwijdering en beperking
    U bent vrij om uw persoonsgegevens al dan niet mee te delen aan ons. Daarnaast hebt u steeds het recht om ons te verzoeken uw persoonsgegevens te verbeteren, aan te vullen of te verwijderen.
    U mag eveneens vragen om de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken.

  3. Recht van verzet
    U beschikt eveneens over een recht van verzet tegen de verwerking van uw persoonsgegevens om ernstige en legitieme redenen.

  4. Recht van gegevensoverdracht
    Indien u dit wenst, kunt u aan ons vragen om de gegevens die u zelf aan ons hebt verstrekt, aan u of rechtstreeks aan een derde partij over te dragen. De Algemene Verordening Gegevensbescherming voorziet een aantal beperkingen op dit recht, zodat dit niet in alle gevallen van toepassing is. Dit moet geval per geval worden onderzocht.

  5. Recht van intrekking van de toestemming
    Voor zover de verwerking gebaseerd is op uw voorafgaande toestemming, beschikt u over het recht om die toestemming in te trekken.

  6. Uitoefening van uw rechten
    U kunt uw rechten uitoefenen door met ons contact op te nemen. E-mail: contact@nxtcoaching.com, tel. +32 (0)9 225 73 65.

  7. Klachten
    U hebt het recht een klacht in te dienen bij de Belgische Privacycommissie: Commissie voor de Bescherming van de Persoonlijke Levenssfeer, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, tel. +32 (0)2 274 48 00, fax +32 (0)2 274 48 35, e-mail: commission@privacycommission.be.
    Dit laat een voorziening voor een burgerlijke rechtbank onverlet.
    Indien u schade zou lijden als gevolg van de verwerking van uw persoonsgegevens, kunt u een vordering tot schadevergoeding instellen.

Veiligheid en vertrouwelijkheid

Veiligheidsmaatregelen

Wij hebben veiligheidsmaatregelen ontwikkeld die aangepast zijn op technisch en organisatorisch vlak om de vernietiging, het verlies, de vervalsing, de wijziging, de toegang door onbevoegden of de kennisgeving per vergissing aan derden van verzamelde persoonsgegevens alsook elke andere niet-toegestane verwerking van deze gegevens te vermijden.

Technische maatregelen:

  • De servers zijn voorzien van een firewall
  • De servers zijn enkel toegankelijk met een admin-login via het netwerk van onze IT- en cloud-provider Tobania NV
  • De websites zijn beveiligd met een TLS1.3-certificaat (GlobalSign) en alle http-verkeer wordt omgeleid naar https.
  • Encryptie van e-mails en wachtwoorden
  • Encryptie van alle persoonsgegevens
  • Beveiligde back-ups en beveiligde cloudomgeving
  • Cloudomgeving met machtigingenbeheer, waardoor werknemers enkel toegang krijgen tot de bestanden die voor hen essentieel zijn voor hun taakuitvoering.
  • Logging van raadpleging, toevoeging, bewerking en verwijdering van gegevens
  • Virus scanner en SPAM-filter op pc’s
  • Het datacenter, dat zich op Belgisch grondgebied bevindt, is uitgerust met alle fysieke security maatregelen en voldoet aan de ISO27001 standaard en aan Tier 3 certificatie.

Organisatorische maatregelen:

  • Incidentenbeheer door onze kwaliteitsdienst
  • Medewerkers en stagiairs tekenen een vertrouwelijkheidsverklaring en krijgen een document met concrete richtlijnen
  • Opleiding van onze eigen medewerkers
  • Privacy Policy voor onze eigen medewerkers
  • Privacy policy voor coachees, opdrachtgevers en leveranciers gepubliceerd op de website
  • Wachtwoorden op pc’s en automatische time-out met inlogverplichting
  • Clean desk policy voor assessoren
  • Fysieke toegangsbeveiliging: alarmsysteem, opslag van gegevensdrager in afgesloten ruimtes, printers en fotokopieerapparaten in afgesloten ruimtes, begeleiding van bezoekers in het kantoor.
  • Bezoekers kunnen internettoegang krijgen via een specifieke Guest-login, afgeschermd van het netwerk voor onze interne werking.
  • Vertrouwelijke gegevens op papier worden apart bewaard en periodiek door een gespecialiseerde organisatie opgehaald en vernietigd met certificaat.
  • Vertrouwelijke gegevens op papier die niet moeten worden bewaard, worden meteen vernietigd met een papierversnipperaar.
  • De toegang tot het datacenter is strikt gecontroleerd via identiteitscontrole en onderhoudswerkzaamheden moeten op voorhand ingepland worden. Voor bepaalde onderhoudswerkzaamheden zijn tevens vergunningen nodig en er gelden specifieke veiligheidsvoorschriften voor datacenters. Op software gebied krijgt het ontwikkelteam enkel een gescrambelde databank ter beschikking, ter beveiliging van privacygevoelige informatie.

Wettelijke context

Dit privacy statement heeft betrekking op de wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van de persoonsgegevens, de wet van 11 december 1998, en het  KB van 13 februari 2001 (België) en op de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van mei 2016.

De databank kandidaten van Search & Selection (waarvan NXT Coaching & Training een divisie is) is in België geregistreerd bij de privacy commissie onder nummer HM00013757.

Wijzigingen in onze privacy policy zullen op deze pagina worden weergegeven.